Vor allem für die Planung sollte ausreichend Zeit zur Verfügung stehen, um spätere Probleme möglichst zu vermeiden und die Kosten gering zu halten. Die Aufteilung der Aufgaben hängt stark von Umfang und Komplexität der Anlage ab.
In der Phase der Vorplanung ist einem exakten Definieren der Anforderungen und Wünsche der zukünftigen Nutzer*innen ausreichend Zeit zu widmen, insbesondere in technischen, funktionellen und wirtschaftlichen Grundsatzfragen. Vom planenden und ausführenden Unternehmen wird ein Lösungskonzept mit überschlägiger Auslegung der wichtigsten Systemkomponenten erstellt und eine Kostenprognose sowie Wirtschaftlichkeitsvorbetrachtung erarbeitet. Eine mögliche Förderfähigkeit wird ermittelt. Auch das Klären des nötigen Bewilligungsumfangs und das Führen von Vorverhandlungen mit Behörden und anderen an der Planung fachlich Beteiligten über die grundsätzliche Bewilligungsfähigkeit gehört in diese Phase.
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Förderungen für Wärmepumpenanlagen
Mit den Ergebnissen der Vorplanung entscheidet sich die Auftraggeber*in für eine Variante. Nicht nur ökonomische, sondern auch ökologische Aspekte sollten dabei eine Rolle spielen.
Im Zuge der Entwurfs- und Bewilligungsplanung wird die ausgewählte Variante detailliert durchgeplant und in Form einer zeichnerischen Darstellung und Anlagenbeschreibung festgelegt. Sowohl die Kostenschätzung, als auch die Bewilligungsfähigkeit werden konkretisiert. Anschließend werden die erforderlichen Unterlagen für die behördliche Bewilligung im vorgeschriebenen Umfang zusammengestellt.
Mehr erfahren unter Anzeige- und Genehmigungspflichten für Wärmepumpen
Es folgt die Einreichung der erforderlichen Unterlagen bei der/den Behörde/n und das Führen von etwaigen Verhandlungen. Sollte eine Förderung beantragt werden, so werden die erforderlichen Unterlagen bei der Förderstelle eingereicht.
Danach erfolgt die Ausführungsplanung und Vergabe. Die Anlage wird konstruktiv, inklusive Dimensionen, dargestellt. Die benötigten Mengen an Arbeitszeit und Material werden ermittelt und als Grundlage für Leistungsverzeichnisse herangezogen. Die eingeholten Angebote werden geprüft und bewertet. Es folgen möglicherweise Verhandlungen mit anbietenden Unternehmen oder Detailfragen müssen geklärt werden. Am Ende steht die Auftragserteilung.
Für die Errichtung der Anlage sollte, im Besonderen bei größeren, komplexeren Anlagen, ein Zeitplan erstellt und überwacht, ein Baubuch geführt und ein Kostencontrolling durchgeführt werden.
Den Abschluss bildet die Abnahme der Anlage und Rechnungsprüfung. Die Anlage wird abgenommen und etwaige Mängel festgestellt und behoben. Die von den ausführenden Unternehmen erstellten Unterlagen (z.B. Bedienungsanleitungen, Prüf- und Wartungsprotokoll, Bestandspläne, Auflistung der Verjährungsfristen der Gewährleistungsansprüche) werden auf Vollständigkeit überprüft und übernommen. Eine Rechnungsprüfung wird durchgeführt und die Kosten aufgestellt.
In der folgenden Abbildung sind die wichtigen Schritte eines solchen Ablaufs dargestellt. Die einzelnen Phasen können bei kleineren Projekten unterschiedlich stark ausgeprägt sein und ineinander verschwimmen. Wer die einzelnen Aufgaben in dem Projekt wahrnimmt, hängt vom Umfang des Projektes und von den involvierten Personen ab. So wird zum Beispiel bei einer Anlage in einem Einfamilienhaus in den meisten Fällen das Installateur-Unternehmen den Großteil der Aufgaben wahrnehmen und keine eigene Anlagenplanungs-Unternehmen beauftragt werden.
